Облачный «офис» Google

Алексей КУТОВЕНКО

Сервис Документы Google — один из первых полноценных облачных «офисов».

На рынке представлено много отдельных приложений, реализующих офисные функции, особенно для работы с текстами и презентациями. Универсальных же пакетов, предлагающих комплексное решение офисных задач, недостаточно. Одним из первых полноценных облачных «офисов» стал сервис Документы Google (docs.google.com), который не перестает последовательно совершенствоваться.

Концептуально в облачных офисных приложениях можно выделить две группы сервисов. Во-первых, аналоги классических пакетов для создания документов, не содержащих особо важной информации. Такие облака позволяют сократить расходы на приобретение и обслуживание программ, а также организовать совместную удаленную работу с документами. Во-вторых, решения для работы в режиме онлайн, включающие бизнес-функции, например бухгалтерию, или их передачу на аутсорсинг. Примером такого решения является сервис «Ассистент».

Офис, доступный из любой точки мира. Сервис Документы Google занимает особое место в первой группе приложений. Концептуально он построен вокруг онлайнового хранилища рабочих данных Диск Google. Онлайновые редакторы позволяют просматривать и изменять из любой  точки мира, где есть Интернет, находящиеся в хранилище документы. С точки зрения конечного пользователя это главное отличие Документов Google от ближайшего конкурента — сервиса Microsoft Office 365, который представляет собой своеобразную онлайновую надстройку над известным и популярным пакетом Office.

Документы Google в базовой версии бесплатны (требуется только наличие аккаунта Google и браузера), дополнены мобильными приложениями, образуют единую среду с почтовым сервисом Gmail. Для бизнес-пользователей предлагается платный пакет Google Apps for Work. Он состоит из тех же приложений, но отличается расширенным объемом онлайн-хранилища документов, совместимостью с Microsoft Outlook, наличием круглосуточной техподдержки, усиленной безопасностью.

В состав Документов Google входят редакторы текстовых документов, электронных таблиц и презентаций. На основе электронных таблиц функционирует сервис разработки простых онлайн-форм. Предусмотрены совместимость с форматами файлов пакета Microsoft Office, быстрый полнотекстовый поиск по всем документам онлайн-хранилища.

Веб-редакторы работают в браузере: предусмотрен полноэкранный режим, убирающий лишние панели браузера при работе над большими документами. Для ускорения работы предназначены клавиатурные комбинации, например Ctrl+\ для полной очистки форматирования текста. Один из известных недостатков облачных решений — зависимость от доступа к Сети. Снизить ее помогает установка на компьютер приложения Диск Google: документы можно редактировать офлайн. Как только появится доступ к Интернету, изменения будут синхронизированы с облаком. Данная возможность реализована в браузере Google Chrome. В Документах Google предусмотрен ряд дополнительных возможностей, эксплуатирующих сервисы Google. Собственный модуль распознавания позволяет извлекать текст из изображений, сфотографированных или отсканированных страниц, что во многих случаях избавляет от необходимости приобретать отдельные OCR-программы.

Корпорации Google принадлежит один из лучших современных онлайн-переводчиков. Его возможности доступны и в облачном «офисе». После включения функции перевода в меню «Инструменты» автоматически создается новый документ, в который помещается машинный перевод исходного документа. Кроме того, доступны справочные ресурсы и быстрый поиск в Google выделенного фрагмента документа. Весьма полезной будет и функция преобразования в редактируемый формат загруженных в Документы Google PDF-файлов, а также экспорт документов онлайнового офиса в формат PDF.

Лучший вариант для коллективной работы. Основное преимущество облачных офисных решений — организация совместной работы с документами. В этом сегменте облака серьезно превосходят любой локальный редактор и предоставляют ряд интересных, не имеющих непосредственных аналогов возможностей. Одновременное редактирование документов полезно при организации совместной работы распределенной команды или взаимодействии с удаленными сотрудниками, клиентами. Для совместной работы с документом можно пригласить других обладателей аккаунтов Google. Реализованы гибкие настройки уровней доступа к документам: чтение, редактирование, видимость документа другим пользователям. Изменения в документ вносятся в режиме реального времени и сразу же становятся видны всем соавторам. Для удобства они  выделяются разными цветами, каждый из которых соответствует определенному автору.

Важный инструмент для совместной работы — функция отслеживания версий документов. На специальной панели редактора система выводит полный перечень изменений и позволяет вернуться к любой версии документа с помощью команды «Восстановить эту версию» (комбинация клавиш Ctrl+Alt+Shift+G). Если документ большой и его активно редактировало несколько авторов, полезна команда «Менее подробно», которая оставляет в перечне версий только записи о значительных изменениях документа. О правках, внесенных в документы совместного доступа, можно узнать с помощью настраиваемых уведомлений. Они отправляются как в реальном времени, так и в виде ежедневной сводки. Для обсуждения редактируемого документа предназначены встроенный чат и система комментариев. Сообщения можно отправлять как в общий чат, так и конкретному соавтору. Для этого перед отправкой комментария достаточно набрать в строке чата «@имя собеседника».

В жертву принесены нестандартные возможности. Формы Google расширяют функции электронных таблиц и предназначены для организации быстрого сбора данных. Каждая форма получает уникальный URL-адрес для прямого доступа к ней, кроме того, возможно размещение формы на существующем сайте. С помощью форм пользователь может легко создать простое веб-приложение, сэкономив на разработке дополнительного модуля для своего сайта. Утилитарный характер и простота вполне оправдывают включение форм в офисный пакет. Их можно создавать как «с нуля», так и на основе уже существующей электронной таблицы. Разумеется, предлагаются и шаблоны, значительно ускоряющие процесс разработки.

Готовую таблицу можно обрабатывать и анализировать, например, получить географический срез поступивших через форму заявок и сообщений. В Сети все чаще можно встретить ссылки на формы Google, используемые при организации мероприятий, сборе заявок, проведении опросов. Основным недостатком Документов Google является сокращенное количество функций по сравнению с локальными офисными пакетами. Многие нестандартные возможности были принесены в жертву простоте и скорости работы. Сложная верстка текстов, многоаспектный анализ таблиц, динамические эффекты в презентациях — это не для них.

Мобильная поддержка основана на приложении Диск Google, редакторы являются только дополнением к нему. К сожалению, они не отличаются функциональностью: пригодны только для просмотра документов и внесения незначительных правок. 

Опубликовано: “Белорусы и рынок” №21 (1154) 1-7 июня 2015 г.